A to-do lista csapdája
Szerintem listája mindenkinek van, és nemcsak a munkájában, hanem a privát életében is. Elsőre jónak tűnik, hogy feljegyezzünk minden fontos teendőt, mert így nem felejtjük el. De legyünk őszinték: mi történik a leggyakrabban egy to-do listával? Azokkal a tételekkel kezdjük és jutunk el a kipipálásukig, amik könnyűek, vagy esetleg még szívesen is csináljuk. De mi lesz a „nem-szeretem” dolgokkal, vagy nehéz feladatokkal? Igen, halogatjuk őket. Pedig valamiért felírtuk őket, tehát muszáj lenne megcsinálni.
A lista valójában önmagában nem segít könnyebben elvégezni a feladatainkat, csak összegyűjti azokat. És azok a feladataink, amiket csak görgetünk magunk előtt, napok, hetek óta, csak egyre jobban nyomasztanak.
Tervezés a naptárban: időblokkok ereje
Korábbi, projekt menedzseri munkám során kezdtem el alkalmazni jó pár évvel ezelőtt azt a módszert, hogy a fontosabb feladataimnak befoglaltam egy idősávot a naptáramban. Ennek számos előnye van:
- a feladatoknak általában van valamilyen határideje, tehát lesz egy konkrét időpont, amikor azt el fogom végezni és nem fogok elcsúszni vele,
- struktúrát, átláthatóságot biztosít, sőt az egymásra épülő feladatokat jobban be tudom tervezni,
- egy hosszabb, több lépéses projekt esetében világosan fogom látni az utat és az időtávot,
- ha másokkal együtt dolgozom, akik látják a foglalt időpontjaidmat és meghívót akarnak nekem küldeni, akkor nem fogják keresztbe szervezni a betáblázott feladataimat,
- meg tudok határozni egy napi prioritást is, amit mindenképpen el kell végeznem, és a kevésbé fontos, vagy sürgős feladatokat szükség esetén átcsoportosíthatom,
- a beosztás segít megtartani a fókuszt, tudom, hogy a következő 1-2 órában mivel kell foglalkoznom (az egyik legnagyobb időrabló és kevéssé hatékony tevékenység a multitasking),
- bónusz: én különböző színekkel szoktam jelölni az egyes feladat típusokat, vagy megbeszéléseket. Ez számomra még átláthatóbbá teszi az egészet (de ezt tényleg csak az olyan rendszer fanoknak ajánlom, mint amilyen én vagyok :D).
A befoglalt időblokkok tehát szervezettséget, irányt és biztonságot adnak. Őszintén ajánlom a naptárhasználatot erre a célra is.
A tervezés pszichológiája: miért ad biztonságot?
A szabadúszó lét előnye és egyben hátránya is, hogy hihetetlen nagyfokú szabadáságot ad. A multiknál töltött éveim során a naptáram állandóan zsúfolt volt, főleg megbeszélésekkel, és a fontos feladataimmal telve, amiket magamnak foglaltam be. Mindezeknek nagyjából a fele kollégáktól érkezett meghívó formájában. Most ebből sokkal-sokkal kevesebb van, a teendőim 90%-át magam osztom be. Ez klasszul hangzik, ugyanakkor megvan a hátulütője. Senki nem gyakorol semmiféle kontrollt fölöttem, ezért fennáll a veszélye, hogy halogatok, vagy szétcsúszok. A vállalkozásom elején úgy gondoltam, hogy ezt az egyszemélyes bizniszt könnyen kézben tudom tartani, hiszen, lsd. mint fent, én osztom be a dolgaimat. Aztán ahogy kezdtem egyre jobban beleásni magamat a vállalkozás, tervezés, marketing ésatöbbi témákba, egyre gyűltek a feladataim is. Nyár közepén jött el a pont, hogy újra elő kellett vennem a naptárhasználatot, sőt mi több, brutál fokozatra kapcsoltam azt. Hogy ez mit jelent?
- Első lépésben előre tervezek több hetet, hónapot heti szintre bontva – ez a hosszútávú stratégiámhoz kell.
- Minden péntek délután betervezem napi szinten órára lebontva a feladataimat a következő hétre és beteszem a naptáramba (a digitális eszközök is nagy segítségemre vannak, például a ChatGPT, erről ebben a cikkben írok részletesebben is).
És mi az eredmény? Ha azt hiszed, hogy ez tarthatatlan, hát nem! Legalábbis számomra ez nemhogy nem teher, vagy béklyó, hanem egy óriási mankó, és nagyfokú biztonságot is ad.
- Azt érzem, hogy kézben tartom a dolgokat és az irányítást.
- Látom pontosan a célt, hogy merre tartok, oda milyen lépéseken át visz az út, és mi mennyi ideig tart.
- Tudok priorizálni, az egymásra épülő hosszabb távú feladatokat rendszerezni.
- Amikor pénteken a hét lezárásaként végig gondolom, hogy mit teljesítettem, megveregetem a saját vállamat – ez sikerélményt ad.
Mikor van helye a listának?
Nem azt mondom, hogy felejtsd el a listákat, azok nagyon is kellenek, csak nem mindegy hogy használjuk őket. A lista az első lépés, a gondolatok összegyűjtése, mint mikor összeszedi az ember egy Lego elemeit. Ezután elkezd belőlük építeni valamit, aminek formája van. A listából tudod, hogy egyáltalán mik azok a teendők, amiket be szeretnél tervezni magadnak. A lista tehát egy eszköz az időgazdálkodáshoz, de önmagában nem elég.
Mit tegyél, ha összecsapnak a fejed fölött a hullámok?
Ilyesmi mindenkivel előfordul hébe-hóba akár a magánéletben, akár a munkában. A kisebbik gyerek elkapott valami vírust, otthon van, a nagyobbiknak a szalagavatójára még le kell foglalni a fellépőruhát és cipőt is kell venni neki, a mosogatógép bemondta az unalmast, ki kell hívni a szerelőt, beszélni kell a közösképviselővel, mert a felső szomszéd erkélyének az aljáról potyog le a vakolat a tiétekre, ja és karácsonyra el akartok utazni, kéne már nézni valami szálláshelyet. Vagy a melóban itt a szezon, októberben már mindenki karácsonyi cuccokat árul, novemberben meg jön a Black Friday, tiszta őrület, ráadásul a kolléganő jövő héten férjhezmegy és utána lelép két hét nászútra, azt se tudod merre vagy arccal.
A legrosszabb, amit ilyenkor tenni lehet, az a kapkodás, pánik üzemmód. Ehelyett priorizálj! De mit is jelent ez pontosan? Nem, ez sem annyi, hogy írok egy listát és sorba teszem a dolgokat, de ez is a listával kezdődik. Utána viszont készíts egy diagramot, akár fejben, akár papíron, vagy tech-mániások csinálhatják Excelben/Power Pointban is. Az egyik tengely legyen a fontosság, a másik pedig a sürgősség, és helyezd el a teendőidet ebben a koordináta rendszerben. Ez alapján 4 csoportra oszthatók a feladatok:
- Fontos és sürgős: csináld meg, amint tudod, kezdd ezzel!
- Fontos, de nem sürgős: na itt jön megint a tervezés. Foglalj be magadnak időt rá, de legalábbis tervzed meg, hogy mikor fogod megcsinálni, különben fennáll a veszély, hogy elcsúszol vele, és akkor átkerül a dolog az első kategóriába (már nem csak fontos, hanem sürgős is lesz).
- Sürgős, de nem fontos: delegáld! Kollégának, ha olyanod nincs, de megengedheted magadnak anyagilag, akkor szervezd ki, ha alkalmazott vagy, szólj a főnöködnek, hogy vegyen le rólad feladatokat, vagy csináltasd meg az AI-jal. Magánéletben kérj segítséget valamelyik családtagodtól, esetleg közeli baráttól. Nem kell beleszakadni a dolgokba!
- Se nem sürgős, se nem fontos: tedd fel magadnak a kérdést, hogy ezt egyáltalán meg kell-e csinálni? Könnyen lehet, hogy 1-2 tételt máris kihúzhatsz a listádról.
Amint ezzel megvagy, máris kitisztul a kép, ami már önmagában nyugtatólag hat. Ugyanez a diagram működik egyébként más elnevezésű tengelyekkel is. Én nagyon szeretek lakberendezni is, és időről-időre támadnak új ötleteim, hogy min kéne változtatni a lakásban. Volt olyan időszak, amikor valahogy egyszerre nagyon sok mindent akartam csinálni, ezért a terveimet költségesség és bonyolultság szempontjából értékeltem. Az olcsó és egyszerű tételekkel kezdtem, utána pedig aszerint haladtam tovább, hogy éppen időm, vagy inkább pénzem volt-e rá.
Bonyolultabb, szakmai projektek rangsorolása esetében a priorizálás azonban ennél valamivel komplexebb művelet, többféle szempont szerint lehet pontozni őket, és aztán sávokat meghatározni, hogy a pont eredmények alapján mi a #1, #2, stb.
Ha megtanulsz priorizálni, nemcsak a káoszt tudod kezelni, hanem azt is, hogy mindig a valóban fontos dolgokra maradjon időd és energiád. Hiszen ha minden fontos, akkor valójában semmi sem az.
Ha másokkal dolgozunk együtt
Én most abban a szerencsés helyzetben vagyok, ahogy már említettem, hogy nagyrészt rajtam múlik mit mikor csinálok meg. De ha nagyobb vállalkozásod van, alkalmazottakkal, kollégákkal, vagy magad is alkalmazott vagy, akkor együtt kell dolgozni másokkal és több szempontot kell figyelembe venni. Projekt menedzserként sokszor kellett feladatokat adnom mások számára, de ez sosem egy egyszerű kiosztás volt csak. Egy egyeztetetés előzte meg arra vonatkozóan, hogy az illető mit és mikorra tud bevállalni. Ez most is fennáll az ügyfelek esetében, hiszen általában a munkájuk mellett, a szabadidejük terhére kell még a weboldallal kapcsolatos feladataikat elvégezniük.
Az egyeztetésen kívül azoban fontos, hogy a másik fél is motivált legyen a feladat elvégzésére. Lássa azt, hogy ő maga mit profitál belőle – pl. lesz egy szép, profi és jól működő weboldala, ami neki is ügyfeleket hoz. De alkalmazotti körben is vannak mindenkinek céljai a munkájában. Az elvégzendő feladatok ezeket kell, hogy támogassák, fontos tehát a csapatmunka, a közös cél. A tiszta célból és a vállalható határidőkből lesz egy hatékony együttműködés, ami valódi előrelépéshez vezethet.
Mit kapsz, ha velem dolgozol?
A fentiekből gondolom már kezd kirajzolódni számodra is, hogy milyen a munkastílusom. Szeretem a struktúrát, a jól működő folyamatokat, az átláthatóságot, és nagyon fontos számomra a megbízhatóság. Egy weboldal elkészítése, és egy webdesignerrel való közös munka nem csak annyiból áll, hogy leegyeztetjük a designt, aztán én felépítem a weboldalt és kalap, kabát. A végeredmény mellett ugyanolyan fontos az együttműködés minősége, az úgynevezett ügyfélélmény is. Én arra törekszem, hogy ebben kiemelkedőt nyújtsak. A szervezés, és folyamat menedzselés minden gondját levegyem az ügyfél válláról, sőt támogassam őt, ha kérdése van, bármiben bizonytalan, nincs ötlete, vagy nem tudja hogy lenne jó.
